QUI SOMMES-NOUS?

Depuis 1974, la Fédération des associations de familles monoparentales et recomposées du Québec (ci-après nommé « FAFMRQ ») lutte pour l’amélioration des conditions de vie des familles monoparentales et recomposées. Elle regroupe plus de 40 associations membres à travers le Québec. Elle participe activement à divers partenariats de recherche et rédige de nombreuses publications concernant la réalité de ces familles. Elle assure à ses membres un lieu de réflexion et de formation continue et les représente auprès des instances publiques et gouvernementales.

NOUS OFFRONS :

VOS RÔLES ET RESPONSABILITÉS 

Sous la responsabilité de la direction générale, l’adjoint.e administratif.ve assiste et offre un soutien à l’ensemble de l’équipe dans la réalisation de leurs activités quotidiennes. La personne titulaire du poste est ainsi responsable des tâches administratives, autant celles liées à la comptabilité que celles liées à la gouvernance. Ainsi, elle contribue à la bonne gestion de l’organisation. La personne titulaire du poste est plus spécifiquement appelée à :

Soutien administratif

• Coordonner la logistique des rencontres formelles et informelles, notamment celles avec l’équipe, les partenaires, les membres, le conseil d’administration, etc. ;
• Assister aux rencontres et procéder à la prise de notes ;
• Préparer les salles et le matériel nécessaire pour des réunions ou des évènements ;
• Répondre aux demandes de renseignement d’ordre général ou acheminer ces demandes aux personnes appropriées ;
• Recevoir, trier et acheminer le courrier interne et externe ;
• Répondre aux appels qui lui sont attribués et prendre les messages ;
• Assurer un soutien administratif aux membres de l’équipe (c.-à-d. impressions, photocopies, assemblage de documents, envoi de correspondance, etc.) ;
• Offrir du support technologique à l’équipe ;
• Vérifier les stocks de fournitures de bureau et d’entretien et effectuer les commandes et/ou les achats pour leur remplacement ;
• Voir à la mise à jour de la base de données.

Soutien comptabilité

• Vérifier l’entrée des factures à payer dans le système comptable ;
• Préparer et acheminer les factures et faire le suivi des paiements ;
• Compléter les processus de fin de mois et de fin d’année ;
• Conserver et classer tous les documents, preuves ou relevés nécessaires à la gestion comptable;
• Transmettre les feuilles de temps des membres de l’équipe à la direction générale aux moments convenus ;
• Mettre à jour les dossiers des employés, incluant la gestion et la saisie des changements aux informations personnelles ;
• Effectuer divers suivis et saisies de données relativement aux assurances collectives, aux cotisations de retraite, aux vacances, aux absences, aux ajustements salariaux, etc. ;
• Préparer l’audit annuel (régularisation de fin d’année et d’ouverture) ;
• Produire les rapports financiers et les prévisions budgétaires à l’intention du conseil d’administration.

Soutien à la gouvernance

• Coordonner la préparation des rencontres avec le conseil d’administration et de l’assemblée générale ;
• Assister et rédiger les procès-verbaux ;
• Cataloguer les résolutions dans le registre et archiver de manière sécuritaire les documents officiels du conseil d’administration.

Soutien à la direction

• Superviser la gestion de l’agenda de la direction générale ;
• Accompagner la direction générale dans le processus de rédaction des demandes de subvention ;
• Agir comme personne-ressource et fournir un soutien actif à la directrice générale (c.-à-d. suivis de courriels, préparation de dossier, etc.)

*La personne titulaire du poste peut également être appelée à réaliser toutes autres tâches ou projets connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en administration, bureautique, ou l’équivalent ;
• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou attestation d’études collégiales (AEC) en comptabilité ou en administration (un atout) ;
• Deux (2) années d’expérience dans un poste du même type en gestion administrative ou comptable ;
• Maîtrise avancée du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Maîtrise de la suite Office ;
• Maîtrise d’un logiciel comptable, tel que QuickBooks ;
• Connaissance des paies en ligne, tel que Nethris ;
• Maîtrise de l’anglais (un atout) ;
• Posséder de l’expérience au sein d’un organisme communautaire.

Pour postuler, c’est ici:

https://viaconseil.hire.trakstar.com/jobs/fk0xjk7?source=